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备忘录解决的不止是备忘
发布时间:2021-10-14

律师办理的案件很多,同时办理几个案件是工作常态;

案件在办理当时都是记忆深刻的,时间长了对细节记忆就可能模糊;

而当时不一定在意的细节,也许就是事后容易与客户发生分歧的矛盾点;

所以,记录所有与案件有关的事实,与客户交流的内容,律师对客户进行的法律分析、判断和风险提示,对指导工作方向,与客户保持良性关系都起到重要作用。




01  为什么要写备忘录

记录基本事实,提出解决方案,指导案件进程,防范执业风险;

备忘录对帮助律师工作起到很大作用: 

  • 对法律问题进行书面分析;

  • 借助常识、经验的积累,协助提出解决方案;

  • 指导关注进程,包括程序、步骤等;

  • 记录与客户交流的内容,律师要求客户提供的信息,律师承诺可以做的工作,对客户的风险提示和提醒。



02   如何起草备忘录

1.整理事实/背景情况

基本事实很重要,更重要的是对事实的理解;

相同的事实,如果客户的理解和律师理解不同,客户对律师的解决方案很难理解,从而很难认同律师的专业性和工作付出;

所以,整理事实的目的是让客户与律师对同一事实的理解一致

整理事实分两步,先把事实的部分理出来,再把理出来的事实做一个摘要,这么做是为了今后用备忘录帮助记忆事情的来龙去脉,方便律师在忙碌时快速从大量案卷里了解事实的主要内容;

事实的梳理主要记录客户和对方是什么关系,有什么产品,签订过哪些协议或书面文件,以及提供哪些资料,客户现在希望如何处理,希望达到什么结果等。

事实梳理后,还需要客户签字确认

事实的描述还应注明:

  • 谁说的 ;

  • 客户提供资料的出处;

  • 对客户自己陈述的事实背景要完整、全面记录,不遗漏细节。

2.找出法律问题

事实梳理清楚后,确定客户需要了解的法律问题,以及律师认为与客户目的相关的法律问题,一并列出来,为客户解答;备忘录应记录问题和解答的内容,及客户的再提问和律师的回答。

3.研究法律、分析问题、提出解决方案

这部分的目的是研究并了解相关法律的具体执行及实施情况以及司法实践,提示风险。

对于有清晰法律规定的问题,律师都会熟练答复;
重点关注的是法律、法规、规章等矛盾和不一致的地方,还有规定的笼统和不清楚的地方



对于这些内容,律师可能需要咨询有关机构的具体操作程序和细节,但如果得到的答复不一致,就应及时把这种矛盾反馈给客户,甚至安排客户与主管部门直接见面沟通,并把这些工作和过程记录到备忘录上。

新法实施与旧法衔接的过渡期,客户的法律问题如何解决应该提示相关依据,但实践中有可能因为具体承办人理解不同解决思路不同,导致结果不同,这也是需要提示客户的风险。

  


03    备忘录的一般结构

备忘录的结构包括三个部分:

引言、法律规定与分析、结论

1.引言

记录备忘录的书写时间,方便以后对备忘录的价值做判断;

同时限定工作范围,减少法律风险;

案件办理时间长了,外部客观条件也许会发生变化,影响到案件结果,客户可能会认为律师在当初没有考虑到一些相关的问题;

备忘录上如果记录了清楚的工作范围和客户提供的资料,双方可以对此进行沟通交流,有据可查。

2.法律规定和分析

不能简单罗列法规,要把分析过程写在上面;

分析过程体现律师的专业水平,换句话说,同样的法规摆在那里,为什么我做这样的判断,别人做那样的判断,客户虽然不一定懂法律,但他们会通过律师的分析进行专业水平的比较

3.结论

告诉客户能做什么,不能做什么;不能做的事情是否有解决思路或方案;

对于结论不明确且办理有风险的问题,在这部分做明确提示。

4.每次更新都需要客户签字确认

备忘录是双方备忘,所以,每次有新内容都需要客户签字,如果当时不能亲笔签字,可以在第一次备忘录上记录客户指定的电子邮箱,注明邮件发出后客户多久没有回复视为同意记录内容

需要提示的是,如果发送电子邮件时把备忘录作为邮件附件,还应把备忘录全文同时复制邮件在正文里



04   特别提示

1.注重相关性

相关事实、相关问题、相关法律、作出相关结论。

实践中,往往客户讲了一大堆,但与法律问题相关的只有一部分;

律师应当根据相关性标准对事实、问题和法律作出判断,不相关的问题可以忽略,不相关的法律坚决不用。

同时,得出结论即可,在结论中不要提出一个新的问题;新问题可能意味着原本提出的问题没有得到解决。

2.了解并围绕客户需求解决问题,不做无用功

律师的工作是帮助客户解决问题,往往客户提出的问题不一定和他的需求有关,所以律师要了解和确认客户的商业需求和目标,尽可能帮助其合法实现商业目的,做到有的放矢

所以,备忘录里写清楚:

  • 目前的方案能否实现商业目的;

  • 如果不能,是否有替代方案;

  • 对各种替代方案的优点、成本、审批的难易程度等方面进行比较。

3.有独立的分析过程

写备忘录时,律师要有自己独立的理解和分析,分析出根据法律在正常情况下应如何处理,现实操作有什么差距,收集到的反馈信息或有关部门的答复对本案有多大的参考价值;

如果仅写了法条规定和咨询结果,而没有自己的分析,如果客户照办而出现了一些问题,最后很难解释;这也是律师保护自己的方法。


   END  


参考来源:

律师之道:新律师的必修课 - 北京大学出版社




声  明


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